Wie ein Fulfillment-Dienstleister mit JTL abrechnet

Was die Fulfillment-Abrechnung erfasst

Die Fulfillment-Abrechnung erfasst die pro Kunde erbrachten Leistungen - Pick, Pack, Lagerung, Retouren, Sonderpositionen - als abrechenbare Mengen.

Ein Fulfillment-Dienstleister verkauft keine Stunden und kein Produkt, sondern eine Reihe wiederkehrender Arbeitsschritte pro Bestellung und pro Lagerplatz: Ware einlagern, Bestellung kommissionieren, verpacken, Label ziehen, übergeben, gegebenenfalls zurücknehmen und wieder einlagern. Jeder dieser Schritte ist eine Position mit einer Menge und einem Preis. Die Abrechnung selbst ist am Ende simpel - Menge mal Preis je Position, summiert über den Abrechnungszeitraum. Die Schwierigkeit liegt davor: die Menge pro Position korrekt, vollständig und pro Mandant getrennt zu ermitteln.

Weil ein 3PL-Dienstleister in der Regel mehrere Mandanten gleichzeitig bedient, addiert sich diese Aufgabe: nicht eine Abrechnung, sondern eine pro Kunde, jede mit eigenen Konditionen, eigenen Artikeln und teils eigenen Sonderregeln. Wie diese Trennung grundsätzlich funktioniert, steht im Artikel Ein Mandant oder mehrere.

Die typischen Abrechnungspositionen

Die Positionsliste unterscheidet sich von Dienstleister zu Dienstleister im Detail, folgt aber meist demselben Grundgerüst:

• Wareneingang / Eingangsprüfung - Anlieferung erfassen, zählen, auf Beschädigung prüfen und einlagern. Wird oft pro Palette, pro Karton oder pro Position abgerechnet.
• Lagerplatz - die belegte Fläche oder das belegte Volumen pro Zeitraum, meist pro Palette, Fach oder Kubikmeter und Monat.
• Pick - jede Entnahme einer Position aus dem Lagerplatz für eine Bestellung. Eine Bestellung mit drei unterschiedlichen Artikeln erzeugt drei Picks.
• Pack - das Verpacken der kommissionierten Ware inklusive Material, oft pro Paket oder pro Bestellung abgerechnet, unabhängig von der Anzahl der Picks darin.
• Versand - das fertige Paket, meist als Durchleitung der Carrier-Kosten plus Handlingaufschlag.
• Retouren - Rücknahme, Prüfung, Wiedereinlagerung oder Aussonderung der zurückgesendeten Ware. Oft die Position mit dem höchsten manuellen Aufwand pro Stück.
• Warenveredelung - Zusatzarbeiten wie Etikettieren, Umverpacken, Sets bilden oder Beilagen einlegen, meist als eigene Zeitposition oder Stückpreis.
• Sonderpositionen - Sperrgutzuschlag, Expressbearbeitung, manuelle Nacharbeit, individuelle Sonderwünsche des Mandanten.

Wie viele dieser Positionen im Alltag tatsächlich anfallen, hängt eng mit der operativen Leistung zusammen, die auch im SLA-Reporting sichtbar wird - siehe Kommissionierleistung messen.

Preismodelle: pro Auftrag, pro Pick, Pauschale

Auf diese Positionen setzen unterschiedliche Preismodelle auf, die sich in der Praxis oft mischen:

• Preis pro Auftrag - eine feste Pauschale je Bestellung, unabhängig von der Anzahl der Positionen darin. Einfach zu kalkulieren, aber unfair bei stark schwankender Positionsanzahl je Bestellung.
• Preis pro Pick - jede Entnahme wird einzeln bepreist, meist gestaffelt nach Zusatzpick (zweite und weitere Position in derselben Bestellung günstiger als der erste). Bildet den tatsächlichen Aufwand genauer ab, ist aber datenintensiver in der Ermittlung.
• Pauschale - ein fixer Monatsbetrag unabhängig vom Volumen, meist bei sehr kleinen oder sehr planbaren Mandanten. Reduziert Abrechnungsaufwand, verschiebt aber das Mengenrisiko auf den Dienstleister.
• Lagerkosten - separat abgerechnet nach belegter Fläche oder Volumen pro Monat, unabhängig vom Bestellvolumen. Läuft meist parallel zu einem der oben genannten Bewegungsmodelle.

In der Praxis kombinieren die meisten Dienstleister: Lagerkosten pauschal pro Monat, Bewegung nach Pick oder Auftrag, Sonderpositionen einzeln nach Aufwand. Wie sich diese Modelle branchenweit unterscheiden und wonach Mandanten bei der Auswahl eines Dienstleisters fragen, beschreibt 3PL-Billing im Vergleich.

Wie die native JTL-FFN-Abrechnung funktioniert

JTL-FFN ist das Fulfillment-Netzwerk-Modul in JTL-WaWi, über das ein Auftraggeber Aufträge an einen Fulfillment-Dienstleister übergibt und der Dienstleister den Bearbeitungsstatus zurückmeldet. FFN bildet damit den operativen Workflow ab: Auftrag empfangen, Wareneingang bestätigen, Kommissionierung starten, Versand melden. Diese Workflows erzeugen Rohdaten, die grundsätzlich abrechnungsrelevant sind - wie viele Aufträge, wie viele Picks, wie viele Sendungen in welchem Zeitraum pro Mandant.

Was JTL-FFN nicht mitliefert, ist eine fertige, geprüfte Abrechnungsmenge je Position und Mandant. Die Zuordnung von Rohdaten zu Abrechnungspositionen - welcher Pick gehört zu welchem Preismodell, welche Retoure zählt als Sonderposition, welcher Lagerplatz wurde wie lange belegt - läuft in der Praxis teilmanuell. Wer abrechnet, exportiert Bewegungsdaten aus der WaWi, sortiert sie nach Mandant und Positionstyp und gleicht sie gegen die vereinbarten Konditionen ab, meist in Tabellenform. Das funktioniert bei wenigen Mandanten mit einfachen Modellen. Es wird fehleranfällig, sobald mehrere Preismodelle, unterschiedliche Cutoffs und Sonderregeln pro Kunde zusammenkommen.

Warum die Mengenermittlung der Knackpunkt ist

Der eigentliche Streitpunkt in der Fulfillment-Abrechnung ist selten der Preis pro Position - der steht im Vertrag. Streitpunkt ist die Menge: Hat der Dienstleister wirklich 3.412 Picks für Mandant B im Juni erbracht, oder waren es 3.190, weil ein Teil der Bewegungen versehentlich Mandant C zugeordnet wurde? Genau hier liegt der Knackpunkt, aus drei Gründen:

• Mandantentrennung in den Rohdaten. JTL-WaWi kennt Aufträge, Lagerbewegungen und Retouren - aber die korrekte Zuordnung jeder einzelnen Bewegung zum richtigen Mandanten und zur richtigen Abrechnungsposition ist eine Ableitung, keine gespeicherte Größe.
• Sonderregeln pro Kunde. Mandant A zahlt für Zusatzpicks weniger ab dem dritten Artikel, Mandant B hat einen Sperrgutzuschlag ab einer bestimmten Artikelgröße. Diese Regeln müssen konsistent auf jede einzelne Bewegung angewendet werden, nicht nur stichprobenhaft.
• Nachvollziehbarkeit für den Mandanten. Eine Rechnung, die nur eine Summe zeigt, wird beim ersten Zweifel angezweifelt. Der Mandant will die Menge pro Position nachvollziehen können - im Zweifel bis zur einzelnen Bestellung.

Die Rechnung ist nur so vertrauenswürdig wie die Menge, auf der sie basiert. Wer die Menge nicht belegen kann, verliert die Diskussion - unabhängig davon, ob die Zahl stimmt.

In der Praxis entstehen die meisten Abrechnungsdifferenzen nicht durch falsche Preise, sondern durch falsch zugeordnete oder doppelt gezählte Mengen - eine Retoure, die sowohl als Wiedereinlagerung als auch als separate Position auftaucht, oder ein Pick, der einem falschen Mandanten zugerechnet wird, weil zwei Kunden ähnliche Artikelnummern nutzen.

Geprüfte Mengen statt Rechnungsstellung

max.dash schreibt keine Rechnungen und ersetzt keine Buchhaltung. Der Abrechnungs-Mengen-Export liest die JTL-WaWi lesend aus und liefert pro Mandant und Abrechnungsposition die geprüfte Menge im gewünschten Zeitraum - Picks, Pakete, Retouren, Lagerplätze, Sonderpositionen - als Export, den du in dein Rechnungsprogramm oder deine Fibu überführst. Die Mandantentrennung ist dabei durchgängig: jede Position ist bis zur einzelnen Bestellung oder Bewegung zurückverfolgbar, jeder Mandant sieht ausschließlich seine eigenen Mengen.

Damit bleibt die Verantwortung für Preisfindung und Rechnungsstellung dort, wo sie hingehört - beim Dienstleister und seiner Fibu. Was max.dash übernimmt, ist die Arbeit, die heute in Tabellenkalkulationen passiert und bei jedem neuen Mandanten oder jeder neuen Sonderregel erneut von Hand nachgebaut werden muss: die verlässliche, mandantengetrennte Mengenermittlung direkt aus den JTL-Rohdaten.

max.dash ist ein read-only Operations-Cockpit für JTL-Fulfillment-Dienstleister (3PL) im DACH-Raum. Wir lesen die JTL-WaWi (eazybusiness) rein lesend und liefern SLA-Reporting pro Mandant, Versandleistung pro Mitarbeiter, ein mandantengetrenntes Kundenportal und Abrechnungs-Mengen-Export - ohne Systemwechsel.

Fragen zur Fulfillment-Abrechnung

Begriffe wie Mandant, Kommissionierleistung oder Fulfiller sind im Glossar kurz erklärt.