Kosten pro Auftrag im Fulfillment berechnen.

Die Kosten pro Auftrag - im Englischen Cost per Order oder CPO - sind eine der wenigen Fulfillment-Kennzahlen, die direkt in Euro und Cent beantworten, ob sich ein Mandant lohnt. Anders als Versandleistung oder SLA-Quote, die Prozesse bewerten, bewertet der CPO das Geschäft dahinter. Die Formel ist trivial. Der schwierige Teil ist, den Zähler - die Gesamtkosten - sauber und pro Mandant zu bilden.

01 - Die Formel

Die Kosten pro Auftrag sind die gesamten Fulfillment-Kosten eines Zeitraums geteilt durch die Zahl der bearbeiteten Aufträge.

Zwei Bedingungen entscheiden, ob die Zahl belastbar ist. Erstens: Zähler und Nenner müssen aus demselben Zeitraum stammen - Kosten von Juni gehören zu Aufträgen von Juni, nicht zu einer beliebigen Referenzperiode. Zweitens: "Bearbeiteter Auftrag" muss über alle Mandanten und Zeiträume gleich definiert sein, üblicherweise als versendeter Auftrag, nicht als eingegangene Bestellung. Sonst verschiebt sich der Nenner, sobald Rückhalte oder Storno-Anteile schwanken.

02 - Welche Kosten einfließen

Der CPO ist nur so gut wie die Kostenblöcke, die in den Zähler einfließen. In der Praxis sind es fünf:

• Personalkosten. Löhne und Lohnnebenkosten für Kommissionierung, Verpackung und Versandvorbereitung, anteilig für die Periode. Der größte Block in den meisten Lagern, meist 50 bis 65 Prozent der Gesamtkosten.
• Lager- und Flächenkosten. Miete oder Abschreibung der Lagerfläche, anteilig nach genutzter Fläche oder Lagerplätzen je Mandant.
• Verpackungsmaterial. Kartons, Füllmaterial, Etiketten, Packbänder - direkt zurechenbar, wenn der Materialverbrauch je Auftrag oder Paket erfasst wird.
• Versandkosten (Frankierung). Die tatsächlichen Portokosten je Sendung, oft der zweitgrößte Block und stark abhängig von Paketgröße, Gewicht und Zone.
• Anteilige Overheadkosten. Software (WaWi, Scanner, Cockpit), Verwaltung, Energie, Instandhaltung der Fördertechnik - Kosten, die nicht direkt einem Auftrag zurechenbar sind, aber real anfallen.

Je nach Fragestellung wird unterschiedlich gerechnet. Ein reiner Pick/Pack-CPO nimmt nur Personal- und Verpackungskosten und beantwortet: Wie effizient arbeitet das Lager operativ. Ein vollkostenbasierter CPO nimmt alle fünf Blöcke inklusive Overhead und beantwortet die eigentlich relevante Frage: Trägt sich dieser Mandant. Für Preisverhandlungen und Mandantenrentabilität zählt ausschließlich die Vollkostenrechnung - ein Pick/Pack-CPO allein blendet Fixkosten aus, die trotzdem bezahlt werden müssen.

03 - Rechenbeispiel

Ein Lager wickelt im Juni 18.400 Aufträge für einen Mandanten ab. Die Kosten der Periode, dem Mandanten zugerechnet:

CPO = 58.200 EUR / 18.400 Aufträge = 3,16 EUR pro Auftrag. Rechnet man die Frankierung heraus, weil sie meist ohnehin an den Endkunden weitergereicht wird, bleiben 31.400 EUR interne Abwicklungskosten, also 1,71 EUR pro Auftrag für Personal, Lager, Verpackung und Overhead - der Wert, der gegen den vereinbarten Preis pro Auftrag gehalten wird. Ob mit oder ohne Frankierung gerechnet wird, muss über alle Mandanten konsistent gehandhabt werden, sonst sind Vergleiche zwischen Mandanten wertlos.

04 - Warum CPO pro Mandant gerechnet werden muss

Ein CPO über alle Mandanten gemittelt ist eine der gefährlichsten Kennzahlen im Fulfillment, weil er genau die Information verschluckt, für die man ihn eigentlich braucht. Ein Mandant mit einfachen Ein-Artikel-Bestellungen und großen Paketmengen hat einen niedrigen CPO. Ein Mandant mit vielen Positionen pro Auftrag, Sonderverpackung oder hoher Retourenquote hat einen deutlich höheren. Im Gesamtschnitt gleichen sich beide aus - und genau das versteckt die Quersubventionierung: Der einfache Mandant trägt rechnerisch den aufwändigen mit, ohne dass es jemand bemerkt, solange nur der Blended-CPO betrachtet wird.

Erst der mandantengetrennte CPO beantwortet die Frage, für die die Kennzahl da ist: Welcher Kunde ist bei den aktuellen Konditionen profitabel, und bei welchem müssen entweder der Preis oder der Prozess angepasst werden. Das setzt voraus, dass Personalzeit, Lagerplätze und Materialverbrauch bereits pro Mandant erfasst sind - dieselbe Mandantentrennung, die auch für SLA-Quote und Versandleistung gilt. Wie diese Trennung grundsätzlich aufgebaut wird, steht im Leitfaden zu den Fulfillment-KPIs.

05 - Zusammenhang mit dem Abrechnungsmodell

Der CPO ist die interne Kostenseite. Ihm gegenüber steht die externe Preisseite: der mit dem Mandanten vereinbarte Preis pro Auftrag, Preis pro Pick oder die Pauschale. Liegt der vereinbarte Preis dauerhaft unter dem tatsächlichen CPO, verliert der Dienstleister an diesem Mandanten Geld - und zwar umso mehr, je stärker das Volumen wächst, weil jeder zusätzliche Auftrag den Verlust vergrößert statt ihn zu verwässern. Umgekehrt zeigt ein CPO deutlich unter dem vereinbarten Preis Verhandlungsspielraum oder Kapazität für zusätzliche Leistungen.

Damit dieser Vergleich überhaupt möglich ist, müssen die Mengen aus der Abrechnung - Picks, Pakete, Sonderpositionen je Mandant - korrekt und geprüft vorliegen. Genau hier trifft der CPO auf das Abrechnungsmodell: Ohne saubere, mandantengetrennte Mengen aus der Abrechnung fehlt entweder der Nenner der CPO-Formel oder die Vergleichsgröße auf der Preisseite. Wie diese Mengenermittlung in JTL üblicherweise funktioniert und wo sie in der Praxis Fehler produziert, steht im Artikel zur Fulfillment-Abrechnung mit JTL. Der Abrechnungs-Mengen-Export von max.dash liefert diese Mengen pro Mandant und Position direkt aus der JTL-WaWi - als Grundlage für den CPO-Vergleich, nicht als Ersatz für Buchhaltung oder Rechnungsstellung. Eine Übersicht der wichtigsten Fachbegriffe rund um Abrechnung und Kennzahlen liefert das Glossar.

max.dash ist ein read-only Operations-Cockpit für JTL-Fulfillment-Dienstleister (3PL) im DACH-Raum. Wir lesen die JTL-WaWi (eazybusiness) rein lesend und liefern SLA-Reporting pro Mandant, Versandleistung pro Mitarbeiter, ein mandantengetrenntes Kundenportal und Abrechnungs-Mengen-Export - ohne Systemwechsel.

Fragen zu den Kosten pro Auftrag