Die meisten Preislisten in der Fulfillment-Branche entstehen so: Man schaut, was der Wettbewerb nimmt, zieht ein paar Prozent ab oder drauf, fertig. Das funktioniert, solange man nicht wächst - und hört spätestens dann auf zu funktionieren, wenn der erste Mandant mit hoher Positionszahl pro Auftrag oder hoher Retourenquote die Kalkulation auffrisst, ohne dass es in der Marge sichtbar wird.
Die Fulfillment-Preiskalkulation ermittelt, welchen Preis ein Dienstleister pro Leistung (Pick, Pack, Lagerung, Versand, Retoure) verlangen muss, um profitabel zu arbeiten. Sie ersetzt die Wettbewerbsbeobachtung durch eine Rechnung aus echten Zeiten, echten Mengen und echten Kosten - pro Mandant, nicht als Branchenmischwert.
- Fünf Kostenblöcke: Personal, Fläche, Verpackung, Versand, Overhead - jeder braucht eine eigene Zuordnungsregel.
- Drei gängige Preismodelle: pro Auftrag, pro Pick, Lagerpauschale - jedes bildet ein anderes Kostenrisiko ab.
- Ohne saubere, pro Kunde getrennte Mengen- und Zeitdaten ist jede Kalkulation eine Schätzung mit Nachkommastellen.
- max.dash liefert die Mengen- und Leistungsbasis für die Kalkulation, ersetzt aber keine Buchhaltung.
01 - Die Kostenpositionen
Ein Fulfillment-Preis muss fünf Kostenblöcke decken. Jeder davon verhält sich anders und braucht eine eigene Zuordnungslogik - wer sie vermischt, verliert die Möglichkeit, einzelne Mandanten sauber zu bepreisen.
Personal. Der größte Block, meist 50 bis 65 Prozent der operativen Kosten. Er zerfällt in Pick-Zeit, Pack-Zeit, Wareneingang und indirekte Zeiten (Rüsten, Nachschub, Schulung). Grundlage ist der Kostensatz pro Stunde (Bruttolohn plus Lohnnebenkosten plus anteilige Führungskosten) multipliziert mit der tatsächlichen Taktzeit pro Vorgang. Eine Taktzeit von 45 Sekunden pro Pick bei einem Kostensatz von 28 Euro pro Stunde ergibt 0,35 Euro Personalkosten pro Pick.
Fläche. Miete, Nebenkosten und Regaltechnik, verteilt nach belegter Lagerfläche pro Mandant. Ein Mandant mit sperrigem Sortiment und niedriger Umschlagshäufigkeit bindet pro verkauftem Artikel deutlich mehr Fläche als einer mit kompaktem Schnelldreher-Sortiment - eine pauschale Flächenumlage nach Umsatz verzerrt das systematisch zugunsten des sperrigen Kunden.
Verpackung. Karton, Füllmaterial, Klebeband, Packzettel - pro Sendung bezifferbar, meist zwischen 0,15 und 0,60 Euro je nach Kartongröße und Füllgrad. Diese Position ist die am einfachsten zu kalkulierende, weil sie unmittelbar mengenproportional ist.
Versand. Die Frachtkosten selbst, entweder durchgereicht (Paketdienst-Vertrag läuft auf den Kunden) oder als Teil der Pauschale einkalkuliert. Wird Versand durchgereicht, gehört er nicht in den Fulfillment-Preis, sondern separat ausgewiesen - Vermischung macht Preisvergleiche zwischen Angeboten unmöglich.
Overhead. IT, Systeme, Verwaltung, Qualitätssicherung, anteilige Geschäftsführung. Üblich ist ein prozentualer Aufschlag auf die direkten Kosten, meist 10 bis 20 Prozent - abhängig davon, wie schlank die Verwaltung im Verhältnis zum operativen Betrieb aufgestellt ist.
02 - Preismodelle im Vergleich
Auf diesen fünf Kostenblöcken bauen drei Preismodelle auf. Jedes verteilt das Risiko unterschiedlich zwischen Fulfiller und Mandant.
Preis pro Auftrag. Eine Pauschale je Bestellung, unabhängig von der Positionszahl. Einfach zu kommunizieren und leicht zu vergleichen, aber riskant für den Fulfiller: Ein Auftrag mit acht Positionen kostet real ein Vielfaches eines Ein-Artikel-Auftrags, wird aber gleich bepreist. Sinnvoll nur, wenn die Positionszahl pro Auftrag bei einem Mandanten tatsächlich konstant ist.
Preis pro Pick. Jede entnommene Position wird einzeln bepreist, meist ergänzt um einen kleinen Fixanteil pro Auftrag für Verpackung und Versandabwicklung. Bildet Mehrpositions-Aufträge fair ab und ist das Modell mit der genauesten Kostenwahrheit - verlangt aber, dass Picks sauber pro Auftrag und pro Mandant gezählt werden. Ohne diese Zählung lässt sich das Modell gar nicht erst aufsetzen.
Lagerpauschale. Ein fixer monatlicher Betrag unabhängig vom Volumen, meist kombiniert mit variablen Versandkosten. Reduziert den Abrechnungsaufwand, funktioniert aber nur bei stabilem, gut vorhersehbarem Volumen. Bei schwankendem Geschäft trägt der Fulfiller in Nachfragespitzen das volle Auslastungsrisiko.
- Preis pro Auftrag bildet die Bestellhäufigkeit ab - Risiko für den Fulfiller ist hoch, sobald die Positionszahl pro Auftrag schwankt.
- Preis pro Pick bildet die Positionszahl ab - Risiko für den Fulfiller ist niedrig, verlangt aber eine saubere Pick-Zählung.
- Lagerpauschale bildet planbares Volumen ab - Risiko für den Fulfiller ist hoch bei Nachfragespitzen.
03 - Rechenbeispiel pro Auftrag
Ein Auftrag mit drei Positionen, Standardkarton, Versand über einen Paketdienstvertrag, der durchgereicht wird:
- Personal Pick: 3 Positionen à 45 Sekunden à 28 Euro/Stunde = 1,05 Euro
- Personal Pack: 90 Sekunden à 26 Euro/Stunde = 0,65 Euro
- Verpackungsmaterial: 0,35 Euro
- Anteilige Fläche: 0,20 Euro
- Zwischensumme direkte Kosten: 2,25 Euro
- Overhead-Aufschlag 15 Prozent: 0,34 Euro
- Selbstkosten pro Auftrag: 2,59 Euro
- Marge (Erfahrungswert 20 bis 35 Prozent je nach Wettbewerbssituation): 0,52 bis 0,91 Euro
- Verkaufspreis pro Auftrag: rund 3,10 bis 3,50 Euro, zuzüglich Versandkosten
Diese Rechnung steht und fällt mit zwei Zahlen: der Taktzeit pro Pick und Pack, und der tatsächlichen Positionszahl pro Auftrag bei diesem konkreten Mandanten. Beide Werte sind Erfahrungswerte aus der eigenen Praxis, keine Norm - sie unterscheiden sich je nach Sortiment, Lagerlayout und Kommissionierverfahren spürbar.
04 - Warum die Datenbasis stimmen muss
Jede der Zahlen oben setzt voraus, dass drei Dinge im System sauber erfasst sind: Wie viele Picks, Packs und Aufträge pro Mandant tatsächlich angefallen sind, wie lange die Mitarbeiter dafür tatsächlich gearbeitet haben, und dass diese Mengen nicht über mehrere Mandanten vermischt in einem Topf landen.
In der Praxis fehlt genau das häufig. Die JTL-WaWi kennt Aufträge und Positionen, aber ohne Mandantentrennung im Reporting siehst du nur einen betriebsweiten Mischwert. Ohne Kopplung an Zeiterfassung kennst du zwar die Menge, aber nicht die reale Taktzeit - du kalkulierst dann mit einer geschätzten statt einer gemessenen Zeit pro Vorgang. Und ohne saubere Zählregel (Picks pro Position oder pro Auftrag, Storno-Ausschluss, Mehrpaket-Sendungen korrekt behandelt) driften die Mengen leise auseinander, bis die Kalkulation auf veralteten Annahmen beruht.
Das Ergebnis ist ein Preis, der auf dem Papier korrekt aussieht, aber an der Realität eines bestimmten Mandanten vorbeirechnet. Wer die Mengen- und Zeitbasis nicht pro Kunde sauber hat, kalkuliert im Blindflug - die Zahlen wirken präzise, sind aber Durchschnittswerte über Kunden, die sich in Wahrheit stark unterscheiden.
max.dash liest die JTL-WaWi read-only mit und macht diese Trennung sichtbar: Picks, Packs und Aufträge pro Mandant, gekoppelt an echte Stempelzeiten aus der Zeiterfassung. Das ist keine Kalkulationssoftware, sondern die Mengen- und Leistungsbasis, auf der eine Kalkulation überhaupt erst belastbar wird. Wie diese Mengen anschließend für die Rechnungsstellung exportiert werden, steht im Leitfaden zur Fulfillment-Abrechnung, und wie der laufende Abgleich zwischen Mengen und Rechnung im Cockpit aussieht, zeigt die Seite Abrechnung.
05 - Zusammenhang mit Kosten pro Auftrag
Die Preiskalkulation und die Kennzahl Kosten pro Auftrag sind zwei Seiten derselben Rechnung, nur mit umgekehrtem Vorzeichen. Kosten pro Auftrag beantwortet rückblickend, was ein Auftrag tatsächlich gekostet hat. Die Preiskalkulation nutzt genau diese Größe vorausschauend, um zu bestimmen, was der Auftrag kosten darf, damit die Marge stimmt.
Ohne laufende Kosten-pro-Auftrag-Messung fährt die Preiskalkulation blind: Ein einmal festgelegter Preis bleibt bestehen, während sich Personalkosten, Taktzeiten oder Sortimentsstruktur eines Mandanten über Monate verschieben - bis die Marge klammheimlich aufgezehrt ist, ohne dass eine einzelne Ursache sichtbar wird. Deshalb gehört die Preiskalkulation nicht einmalig bei Vertragsabschluss erledigt, sondern regelmäßig gegen die aktuelle Kosten-pro-Auftrag-Zahl geprüft. Wie diese Kennzahl im Detail berechnet und pro Mandant sauber getrennt wird, steht im Leitfaden zu den Kosten pro Auftrag.
FAQ
Wie kalkuliere ich einen Fulfillment-Preis pro Paket?
Du summierst die Kosten pro Auftrag - Pick, Pack, Verpackungsmaterial, anteilige Fläche und Overhead - und legst eine Marge darauf. Grundlage ist immer die tatsächliche Zeit pro Vorgang mal Kostensatz pro Stunde, addiert mit den Materialkosten pro Sendung. Versandkosten werden je nach Modell entweder eingerechnet oder separat durchgereicht.
Was ist der Unterschied zwischen Preis pro Auftrag und Preis pro Pick?
Preis pro Auftrag ist eine Pauschale je Bestellung unabhängig von der Positionszahl - einfach, aber ungenau bei schwankender Positionszahl. Preis pro Pick berechnet jede entnommene Position einzeln und bildet damit Mehrpositions-Aufträge fair ab, verlangt aber eine saubere, pro Auftrag und Mandant getrennte Pick-Zählung.
Warum reicht ein Branchendurchschnitt für die Preiskalkulation nicht?
Weil Taktzeiten, Sortimentsstruktur und Retourenquote von Mandant zu Mandant stark abweichen. Ein Durchschnittswert verschleiert, welcher Kunde tatsächlich profitabel ist und welcher quersubventioniert wird - erst die mandantengetrennte Rechnung zeigt das.