Werktage und Feiertage in der Lieferzeit berechnen

max.dash ist ein read-only Operations-Cockpit für JTL-Fulfillment-Dienstleister (3PL) im DACH-Raum. Wir lesen die JTL-WaWi (eazybusiness) rein lesend und liefern SLA-Reporting pro Mandant, Versandleistung pro Mitarbeiter, ein mandantengetrenntes Kundenportal und Abrechnungs-Mengen-Export - ohne Systemwechsel.

Was eine Werktagsfrist ist

Eine Werktagsfrist rechnet nur Arbeitstage, also ohne Wochenenden und Feiertage, in die zugesagte Versandfrist ein. Eine Bestellung, die am Freitagnachmittag freigegeben wird, hat bei einer 24h-Werktagsfrist als Soll-Versandtag den Montag - Samstag und Sonntag zählen nicht als verstrichene Frist, weil an diesen Tagen im Lager regulär nicht kommissioniert und nicht versendet wird.

Der Gegensatz dazu ist eine Kalendertagsfrist, bei der jeder Tag zählt, unabhängig davon, ob im Lager gearbeitet wird. Kalendertagsfristen kommen im 3PL-Fulfillment praktisch nicht vor, weil sie an jedem Wochenende automatisch eine SLA-Verletzung erzeugen würden, für die niemand etwas kann. Trotzdem steht in vielen Verträgen nur "24 Stunden Versand" ohne den Zusatz "werktags" - und genau diese Lücke führt später zum Streit über die Quote.

Warum "24h" fast immer eine Werktagsfrist ist

Wenn ein Fulfillment-Dienstleister mit "Versand innerhalb von 24 Stunden" wirbt, ist damit fast ausnahmslos eine Werktagsfrist gemeint, auch wenn das Wort "Werktag" im Vertrag fehlt. Der Grund liegt im Betrieb selbst: Kommissionierung, Verpackung und Warenausgang laufen an Werktagen mit Personal, an Wochenenden und Feiertagen in aller Regel nicht. Eine Frist, die auf Kalendertagen basiert, würde voraussetzen, dass am Samstag und Sonntag genauso versendet wird wie unter der Woche - das ist bei den allerwenigsten 3PL-Lagern der Fall.

Praktisch bedeutet das: Die 24 Stunden sind kein Countdown ab Bestellzeitpunkt, sondern eine Regel, die sich auf den nächsten Arbeitstag bezieht. Eine Bestellung, die Montag um 10:00 Uhr freigegeben wird, muss Montag raus. Eine Bestellung, die Freitag um 16:00 Uhr freigegeben wird, muss ebenfalls "innerhalb von 24 Stunden" raus - gemeint ist damit der nächste Werktag, also Montag, nicht Samstag früh. Wer das nicht schriftlich klarstellt, riskiert, dass der Mandant Kalendertage erwartet und der Dienstleister Werktage liefert. Die Klärung von Startpunkt und Frist im Detail steht im Grundlagenartikel SLA in der Logistik richtig messen.

Wie Wochenenden herausgerechnet werden

Technisch braucht die SLA-Berechnung einen Werktagskalender: eine Liste, welche Wochentage als Versandtage zählen. Im Regelfall sind das Montag bis Freitag. Manche Lager versenden zusätzlich samstags, dann gehört der Samstag für diese Lager oder Mandanten in den Kalender, für andere nicht - der Kalender ist also nicht global, sondern pro Mandant konfigurierbar.

Die Rechenregel ist einfach, sobald der Kalender feststeht: Ausgehend vom Freigabezeitpunkt zählt man Werktage vorwärts, bis die zugesagte Anzahl an Arbeitstagen erreicht ist, und überspringt dabei jeden Tag, der nicht im Werktagskalender steht. Bei einer 24h-Frist ist das schlicht der nächste Werktag nach dem Cutoff. Bei einer zweitägigen Frist, wie sie manche Mandanten für Sperrgut oder Sonderprozesse vereinbaren, sind es die beiden nächsten Werktage.

Wie Feiertage je Bundesland herausgerechnet werden

Feiertage kommen als zweite Ausschlussschicht über den Werktagskalender. Hier liegt der Punkt, an dem die meisten selbstgebauten Auswertungen scheitern: Feiertage sind in Deutschland Ländersache. Fronleichnam gilt in Bayern, Baden-Württemberg und einigen anderen Bundesländern, aber nicht in Hamburg oder Berlin. Der Reformationstag gilt in den meisten ostdeutschen Bundesländern, aber nicht in Bayern. Der Augsburger Friedensfest ist sogar auf eine einzelne Stadt begrenzt.

Maßgeblich ist dabei immer das Bundesland des Lagerstandorts, nicht der Sitz des Mandanten oder der Wohnort des Endkunden. Ein Lager in München ist an Fronleichnam geschlossen, unabhängig davon, ob der Mandant seinen Sitz in Hamburg hat und dort an diesem Tag regulär gearbeitet würde. Fällt der Soll-Versandtag auf einen Feiertag im Bundesland des Lagers, verschiebt sich die Frist auf den nächsten tatsächlichen Werktag im Kalender - nicht automatisch auf den nächsten Kalendertag, denn direkt nach einem Feiertag kann bereits ein Wochenende folgen.

Für eine belastbare Auswertung braucht es also pro Lagerstandort eine gepflegte Feiertagstabelle, die sich jährlich ändert (bewegliche Feiertage wie Ostern oder Fronleichnam verschieben sich jedes Jahr) und die mit dem Werktagskalender des jeweiligen Mandanten kombiniert wird. Wie diese Kombination aus Cutoff, Werktagen und Feiertagen insgesamt in eine SLA-Messung einfließt, zeigt SLA in der Logistik richtig messen im Überblick.

Beispiel: Freitag 16 Uhr bis Montag

Ein durchgerechnetes Beispiel macht die Logik konkret. Angenommen, ein Mandant hat eine 24h-Werktagsfrist, einen Cutoff um 14:00 Uhr und einen Standard-Werktagskalender Montag bis Freitag ohne Feiertag in der betreffenden Woche:

• Freigabe Freitag, 16:00 Uhr - liegt nach dem 14:00-Cutoff. Freitag ist damit als Versandtag verbraucht, der nächste Werktag im Kalender ist Montag.
• Soll-Versandtag - Montag. Samstag und Sonntag werden komplett übersprungen, weil sie nicht im Werktagskalender stehen.
• Ist-Versand Montag, 11:00 Uhr - liegt am oder vor dem Soll-Versandtag. Die SLA gilt als eingehalten, obwohl zwischen Freigabe und Versand rein kalendarisch fast drei Tage liegen.

Würde man stattdessen in Kalendertagen rechnen, wäre dieselbe Bestellung bereits Samstag "über Frist" gewesen - eine Verletzung, die ausschließlich durch die falsche Zähleinheit entsteht, nicht durch einen Fehler im Lager. Genau dieser Unterschied ist der Grund, warum die Zähleinheit (Werktag versus Kalendertag) im Vertrag und in der Auswertung explizit stehen muss, nicht implizit angenommen werden darf.

Liegt in derselben Woche zusätzlich ein Feiertag, etwa wenn der Montag ein gesetzlicher Feiertag im Bundesland des Lagers ist, verschiebt sich der Soll-Versandtag entsprechend weiter auf Dienstag. Die Rechenlogik bleibt identisch, nur die Anzahl der übersprungenen Tage wächst.

Wie Cutoff und Werktage zusammenspielen

Werktagslogik und Cutoff-Zeit sind zwei getrennte, aber voneinander abhängige Regeln. Der Cutoff entscheidet, ob eine Bestellung noch dem laufenden Tag zugerechnet wird oder bereits dem nächsten. Der Werktagskalender entscheidet, welcher Tag der nächste tatsächliche Versandtag ist, sobald diese Zuordnung feststeht. Ohne Cutoff weiß man nicht, ab welchem Tag man zu zählen beginnt. Ohne Werktagskalender weiß man nicht, welche Tage beim Zählen übersprungen werden. Beide Regeln zusammen ergeben erst den Soll-Versandtag.

In der Praxis heißt das: Eine Bestellung kurz vor Cutoff an einem Donnerstag läuft durch dieselbe Logik wie eine Bestellung kurz nach Cutoff an einem Freitag - nur dass im zweiten Fall der Werktagssprung über das Wochenende zusätzlich zum Tragen kommt. Wie die Cutoff-Zeit im Detail funktioniert und warum sie pro Mandant unterschiedlich sein kann, erklärt der Artikel Cutoff-Zeit im Versand.

Der Cutoff bestimmt den Startpunkt der Zählung, der Werktagskalender bestimmt, welche Tage dabei zählen. Erst beides zusammen ergibt einen Soll-Versandtag, den man nachrechnen kann.

Welche Bestellungen ausgeschlossen werden

Neben Wochenenden und Feiertagen gibt es eine dritte Kategorie von Zeit, die aus der Werktagsfrist herausgerechnet werden muss: Bestellungen, bei denen die Uhr aus Gründen außerhalb der Kontrolle des Fulfillment-Dienstleisters gar nicht laufen sollte oder die nie versendet werden. Ohne diese Ausschlüsse verzerrt jede dieser Bestellungen die Quote, obwohl kein Prozessfehler im Lager vorliegt:

• Rückhalte - Bestellungen mit einem aktiven Hold, etwa aus Betrugsprüfung, Bonitätsprüfung oder auf Wunsch des Mandanten. Solange der Rückhaltegrund aktiv ist, zählt die verstrichene Zeit nicht in die Werktagsfrist.
• Backorder - Bestellungen, die wegen Fehlbestand nicht kommissioniert werden können. Die Frist kann erst ab Wareneingang neu zu laufen beginnen, nicht ab der ursprünglichen Freigabe.
• Storno - stornierte Bestellungen werden nie versendet und gehören komplett aus der Werktagsfrist heraus, nicht als verspätete Lieferung gewertet.

Diese Ausschlüsse sind kein Mittel zur Schönfärbung, solange sie transparent mit Volumen und Begründung ausgewiesen werden. Eine Quote, bei der unklar bleibt, wie viele Bestellungen aus welchem Grund nicht mitgezählt wurden, ist nicht nachprüfbar. Welche Ausschlüsse in eine faire SLA-Messung gehören und wie man sie sauber von der Quote trennt, beschreibt SLA in der Logistik richtig messen im Abschnitt zu Ausschlüssen.

Warum das keine Excel-Formel ist

Wochenende, Feiertag je Bundesland, Cutoff pro Mandant und drei Arten von Ausschlüssen - jede dieser Regeln für sich ist einfach. Kombiniert, über mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Werktagskalendern und mehrere Lagerstandorte mit unterschiedlichen Feiertagen, wird daraus eine verschachtelte Bedingungskette, die in einer Tabellenkalkulation kaum wartbar ist. Jede Änderung eines Cutoffs, jeder neue Mandant mit Samstagsversand, jeder Jahreswechsel mit neuen beweglichen Feiertagen erfordert eine Anpassung der Formel - und je komplexer sie wird, desto weniger lässt sie sich noch nachvollziehen oder im Streitfall vorzeigen.

JTL-WaWi liefert die Rohdaten (Freigabezeitpunkt, Rückhaltegrund, Versanddatum), aber weder einen Werktagskalender inklusive Feiertagen noch einen berechneten Soll-Versandtag. Diese Größen existieren in der Datenbank nicht physisch, sie müssen aus den Rohdaten abgeleitet und konsistent auf jede Bestellung angewendet werden - pro Mandant, pro Lagerstandort, pro Kalenderjahr.

Genau diese Logik übernimmt das SLA-Reporting pro Mandant von max.dash: Cutoff, Werktagskalender und Feiertage je Bundesland werden pro Mandant konfiguriert und lesend gegen die JTL-Rohdaten gerechnet, Rückhalte, Backorder und Storno werden automatisch als Ausschluss markiert statt die Quote zu verzerren. Der Soll-Versandtag steht damit für jede Bestellung fest, bevor jemand die Quote überhaupt anzweifeln kann. Wie sich der tatsächliche Versandzeitpunkt dazu lückenlos belegen lässt, zeigt 24-Stunden-Versand nachweisen. Begriffe wie Soll-Versandtag, Cutoff oder Rückhalte sind kurz im Glossar erklärt.