Freitagnachmittag, Excel offen, drei Mandanten warten auf ihre Zahlen.
- Diese Beschreibung ist ein illustratives Beispiel, kein reales Kundenprojekt.
- Sie zeigt einen typischen Betrieb mit mehreren Mandanten auf einem Lagersystem und die Probleme, die uns in der Praxis immer wieder begegnen.
- Kennzahlen in den Beispiel-Ansichten sind Platzhalter, keine gemessenen Werte.
So sieht der Alltag eines Fulfillers ohne max.dash oft aus - und so verändert sich der Ablauf mit dem Cockpit. Ein typischer Betrieb, illustrativ beschrieben, keine namentliche Kundenreferenz.
Ein typischer Betrieb mit mehreren Mandanten.
Stell dir einen Fulfiller vor: fünf Mandanten auf einer Warenwirtschaft, jeder mit eigenem Vertrag, eigener Versand-SLA, eigener Abrechnungslogik. Kein Einzelfall - so sieht der Alltag in vielen Fulfillment-Lagern aus, die mit einer Warenwirtschaft mit WMS arbeiten.
- SLA-Zusagen im Vertrag - zum Beispiel "95 % Versand in 24h" für Mandant A, Same-Day-Cutoff für Mandant B
- Abrechnung der Fulfillment-Leistung einmal im Monat, auf Basis von Paket- und Retourenmengen je Mandant
- Tägliche Nachfragen der Händler-Kunden zum Status ihrer Bestellungen, meist per E-Mail oder Telefon
Die Warenwirtschaft selbst liefert die Rohdaten dafür - Bestellungen, Versandvorgänge, Retouren. Was fehlt, ist die Schicht darüber: pro Mandant ausgewertet, SLA-fähig gerechnet, ohne dass jemand die Zahlen von Hand zusammensucht.
Drei Stellen, an denen es in der Praxis wehtut.
SLA-Nachweis auf Zuruf
Ein Mandant fragt nach der aktuellen Versandquote. Die Antwort kommt aus dem Bauchgefühl oder aus einer manuell gefilterten Liste - nicht aus einer Zahl, die für genau seinen Vertrag gerechnet ist. Cutoff-Zeiten und Feiertage bleiben dabei oft unberücksichtigt.
Der Excel-Freitag
Am Monatsende werden Paket-, Retouren- und Sonderleistungsmengen pro Mandant aus der Warenwirtschaft exportiert, in Excel sortiert, gefiltert und in Rechnungspositionen übersetzt. Fehleranfällig, zeitaufwendig, und jeden Monat aufs Neue.
Tägliche Status-Mails
Ohne eigenen Einblick fragen Händler-Kunden regelmäßig nach: Wie viele Pakete sind heute raus, wie sieht die Retourenquote aus. Jede Anfrage bindet Zeit, die eigentlich im Lager gebraucht wird.
SLA-Regeln einmal pro Mandant modelliert.
Statt bei jeder Nachfrage neu zu rechnen, wird die SLA-Logik einmal je Mandant hinterlegt: Frist, Cutoff-Zeit, Feiertagsregion, Ausschlüsse für Rückhalte oder Storno. Danach läuft die Auswertung automatisch aus den Versanddaten deiner Warenwirtschaft.
Mandant A mit 24h-Versand-SLA und Mandant B mit Same-Day-Cutoff bekommen dabei jeweils ihr eigenes Regelwerk - beide gegen dieselbe Datenbank gerechnet, aber sauber getrennt ausgewertet. Details dazu im SLA-Reporting.
Abrechnungsmengen auf Knopfdruck statt Excel-Freitag.
Statt am Monatsende Rohdaten aus der Warenwirtschaft zu exportieren und von Hand zu sortieren, stehen Paket-, Retouren- und Sonderleistungsmengen je Mandant als fertiger Export bereit - abgestimmt auf den Zeitraum, den du abrechnest.
Das ersetzt keine Buchhaltung und keine Rechnungsstellung. Es liefert die Mengenbasis, auf der deine Abrechnung aufsetzt - konsistent aus derselben Datenquelle wie das SLA-Reporting. Mehr dazu unter Abrechnung.
Kundenportal statt täglicher Status-Mail.
Jeder Händler-Kunde bekommt einen eigenen Login und sieht dort ausschließlich seine eigenen Zahlen - Versandleistung, SLA-Quote, Retouren. Die Trennung hängt am Mandanten in deiner Warenwirtschaft, nicht an einer separaten Pflege.
Das nimmt wiederkehrende Status-Anfragen aus dem Tagesgeschäft, weil die Antwort schon im Portal steht, bevor die Frage gestellt wird. Details im Kundenportal.
Qualitativ betrachtet: was sich im Alltag verschiebt.
Ohne erfundene Prozentzahlen, dafür konkret beschrieben: Diese drei Verschiebungen sind es, die ein Fulfiller mit mehreren Mandanten typischerweise bemerkt, wenn SLA-Reporting, Abrechnung und Kundenportal aus einer gemeinsamen, read-only Datenquelle laufen.
- Der Excel-Freitag entfällt als wiederkehrender manueller Schritt - die Abrechnungsmengen stehen bereit, statt zusammengesucht zu werden
- SLA-Fragen von Mandanten lassen sich mit einer belastbaren, vertragsspezifisch gerechneten Zahl beantworten statt mit einer Schätzung
- Status-Nachfragen verlagern sich vom Telefon ins Portal, weil der Kunde die Zahl selbst einsehen kann, sobald sie feststeht
Das ist keine Automatisierung, die Arbeit unsichtbar macht - es ist eine Reporting-Schicht auf Daten, die in deiner Warenwirtschaft ohnehin schon liegen. Wie diese Schicht technisch angebunden wird, steht auf der Seite zur JTL-Anbindung.
Warum wir dieses Beispiel so beschreiben können.
max.dash kommt nicht vom Reißbrett, sondern von Nils Schade und seinem Team - aus der täglichen Praxis im Fulfillment. Die drei Schmerzpunkte in diesem Beispiel sind keine Annahme, sondern das, was uns im eigenen Lagerbetrieb und im Austausch mit anderen Fulfillern immer wieder begegnet. Mehr dazu unter Über uns.
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